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档案管理系统对企业的帮助有哪些?

作者:佚名  来源:网络
导语:随着技术的进步,传统的纸质文件管理模式已不能适应公司的需求,随之出现了一个新的电子化的档案管理,也就是档案管理系统,与纸质文件相比有很多优势,那么这些优势是什么呢?
 
1、提高工作效率

档案管理系统软件的发明,逐步替代了传统单一的档案归档模式,不用像以前过多编辑档案的条目及内容,完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息,可直接在系统中进行更改,省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节,节省了时间和资源;如发现漏输的档案信息,可直接插入补充,简单易行,省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误,使用者也可以随时随地查阅档案数据,直接进行关键字等方式搜索,一搜即可,不再需要查找翻阅等,极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式,兼容于大多数电脑系统,方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面,可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门,节省了人力和时间。

2、档案管理系统能够提升文件安全系数

尤其是纸质的文档,一旦遗失了,没有了备用,就会出现巨大的损失,而专业的档案库却可以减少这样的风险,因为一旦将所有的资料都保存在了自己的电脑里,系统都会在本地和云端服务器做好相应的备份,并且档案管理系统可以另外对特殊文件做权限处理,没有相应级别的账号是无法查阅相关文档的。

3、档案管理系统能够对原始文件进行快速添加编辑

对于许多档案管理员来说,更新资料是无法避免的,按照以前的方法,必须要找到更新的资料,再对原来的文件进行修改,再加上修改的部分,而文件管理则可、添加、删减等功能,并且还有修改记录(时间、人员等),既详细又漂亮。

4、能够更好地开发档案内容信息

应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑,还需要另附档案的扫描文件,这样既浪费时间,也浪费资源。而档案管理系统软件,可以在对档案的基础信息编辑之后,添加此档案的扫描电子图片,这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片,方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑,这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找,使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解,使档案内容发挥更大的作用。同时,档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能,方便快捷,此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。

现在,已经有很多的企业已经开始使用“档案管理系统”,已经帮助了很多的档案管理员减轻工作量,提高企业收益。

【正-文-结-束】

档案数字化建设的优点与意义

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