文档、信息发布：资料管理系统的文档信息发布模块与文档管理模块无缝集成；可以分别对不同角色、不同目录设置是否可以发布的权限；可以由某一员工查找到他所发布的所有信息和文档；可以按照员工、部门、时间等条件进行文档发布数量的统计；可以对不同目录发布的文档是否需要进行审批进行设置。
知识库管理：资料管理系统提供企业对外和对内网站的内容管理系统；可定制页面的风格、版式和显示的模块，并可对模块的样式（如：显示内容的多少、是否具有简短的说明等）进行控制；提供网站常用的模块。如：新闻、文章发布、下载、网站目录、友情链接、留言板、计数器等；支持与工作流系统集成，发布的内容必须经过审批。
文件管理：在服务器上，给每个部门、每个用户分配一定空间存储文档；公司已有相关文件模板、部门内的模板存储在服务器上，通过资料管理系统调用，并可共享使用；外部文件信息可存入知识库共享使用；用户可以在站点中使用 Web 形式查看、调用文档；
模板管理：资料管理系统能够汇总各工作领域所需使用的文档模板、表格等，对模板按照应用进行分类，便于日常工作中的调用；资料管理系统支持模板的制作、发布、更改、搜索等功能。
知识社区：虚拟化的协作空间，资料管理系统能够使相关人员能够对某些共同感兴趣的问题进行交流和协作，通过交流、协作促使隐性知识向显性知识转化。知识社区可根据知识领域划分空间，支持匿名和署名发表的切换，支持审核后发表功能。
文档结构管理：文档类别管理、文档发布、文档查询（能控制文档复制下载）；能够灵活、便利的调整知识文档分类体系，调整文档权限、特殊属性等；文档应该有不同的属性。自然属性包括有标题、录入人、录入时间等。特征属性有文档类别、所属项目等；从部门，角色或者群组、人员的角度针对文档管理中的数据库、目录、单篇文档控制读、写、删除和发布的权限；同一目录中，资料管理系统也可以对文档设置安全权限，控制访问范围；可以有主流格式的附件。
文档共享在站点中，资料管理系统可以给用户分配只读、编辑等权限；可将文档签出，防止其他人同时对文档进行修改；当签入文档时，会为该文档分配一个新的版本号，并将上个版本存档，可任意复原到前面的任何一个版本；资料管理系统可在站点中直接打开文档进行编辑；文档的终稿可以自动存档；可对文档进行全文检索或关键字搜索。
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