找不到问题责任人
问责制是提高团队管理和流程效率的关键因素。当手动处理工作流程时，由于不能保证信息的有效传达，所以很多人就会钻工作流程的空子，一旦有问题出现，就会推卸责任、寻找替罪羊。
这是另一个表明企业需要流程管理系统的重要提示，流程管理系统能清楚地记录下每个请求，保证信息进行有效的传达，从而可以高效而正确地找到问题责任人。如果企业在平常的管理中发现有存在上面的四个现象，那么就表明企业需要有一个可以自动化的流程管理系统了
已经建立标准化工作流
流程自动化面临的最大挑战之一是缺乏标准化。当企业已经有了相对稳定的工作流程规则，并且没有太多的例外需要处理的时候，企业可以考虑使用流程管理系统。因为流程管理系统可以帮助企业更好的运行标准化的工作流程，而无需企业实时人工把控。
信息经常传达错误
信息传达错误是所有工作的主要危害，因为它破坏了整个工作的流程。例如，在企业的市场费用审批流程中，市场部会将预算计划附加到电子邮件中并将其发送给财务负责人，但是财务负责人的电子邮件收件箱已经超过负载，而且他从未看过电子邮件。那么，在以后的会议中，对于费用投入的情况就会存在很多的误解，甚至造成同事间的矛盾。流程管理系统能够很好的解决这种情况的出现。
纸质文件太多
为请假审批或者报销审批等流程提供纸质表格实际上是一个很好的信号，它表明有人已经清楚地考虑到了完成请求需要包含的所有数据，流程可以实现自动化了。
现在，大多数流程管理系统都包含各种字段类型，使企业可以创建比现有纸质表单更好的在线表单，而且帮企业节约纸张，减少办公费用的投入。
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