起到预警作用：
人力资源管理系统数据不仅能表现过去和现在的工作情况，人力资源管理系统还能通过数据发挥监测预警作用，及时发现企业异常情况，例如员工流动率高、近期费用增加、考勤异常、加班等情况，针对这些异常情况调整对策，从内部查找原因，从外部搜寻人才，及时改进企业的管理情况。
了解企业情况：
很多数据对于企业人力资源管理都十分重要，数据的全面展现能够让管理人员更好地了解企业情况，如公司人员总数、部门人员分布、人员构造、工资分配、招聘人数和分配、培训次数、受训人数、培训费用等，通过人力资源管理系统提供的全面数据，管理者可及时掌握解各部门和个人的工作情况。
决策数据依据：
人力资源工作的有效性归根结底是人力成本投入与产出的对比，人力资源管理系统可以提供人员、考勤、绩效、薪酬、招聘等多种方面的数据分析，与主观性、经验性的判断相比，人力资源管理系统数据化的方式可以让人力资源成效更加准确清晰。企业可以根据数据情况做出正确决策，从而更好地改善企业的经营管理效益。
体现绩效情况：
人力资源管理系统数据可以将工作绩效情况量化，例如招聘完成率、平均培训学时、员工离职率、平均招聘周期等，人力资源管理系统通过历史数据的对比，或者实际数据与预期数据的对比，可以持续对绩效情况进行改进，从而更好地让绩效发挥激励作用，提升员工 工作的绩效情况。
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