档案管理系统必须包含的四大特性：
特性一：兼容性因为档案管理系统并不是单一的，所以档案管理系统应该具备良好的兼容性。哪怕它的排名再好，功能再强大，总不能要求使用者更换相同的设备吧，这对使用者来说代价也太大了。所以，遇到这样的问题，他们肯定会提高警惕，或者再多选几家看看再说。一旦使用方迟疑了，就代表他们很有可能把你从采购名单中除名。好好研究一下档案管理系统的兼容性，以免在工作中出了问题，再叫天天不应，喊地地不灵。
特性二：前瞻性拿档案管理系统来说，就是要看它的二次开发，和对使用者不同阶段的满足。如果档案管理系统你拿到手后，就被告知不能升级，不支持二次开发等限制，你还会继续使用这款档案管理系统吗?我们选择一款档案管理系统，选择的不单单是它现在能满足什么，还有它未来能带给自己什么。这种前瞻性的考虑，即是档案管理系统开发商要考虑的事情，也是使用者应该关心的细节。
特性三：实用性不同的档案管理系统商可能满足的需求都是一样的，但解决的逻辑却不大会一样。所以，要匹配自己的需求，看档案管理系统到底能以什么样的方式，满足你的需求。如果非了老大的劲，才能解决你一个微不足道的需求，这样的档案管理系统不用也罢。相反，以最小的付出，就解决了之前老大的问题，那说明这个档案管理系统对你来说，实用性还是蛮大的。所以还是实实在在的考虑一下档案管理系统的实用性。
特性四：便捷性档案管理系统到最后是由人来操作的，所以它具备不具备便捷性，直接影响着人对档案管理系统的评价和印象。考虑一下它的便捷性，如使用技巧等，要是上手很快，用着也很顺手。用档案管理系统是来解决问题的，可不是拿来充场面的，所以要分明主次，不要陷入没有的虚伪之中。
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