OA协同办公系统的定义泛指流程自定义、工作流自定义、表单自定义，定制（OA定制开发）泛指OA协同办公系统功能的新增或修改、系统对接、集成等方面。定义一般无需进行代码层面的开发，定制是通过代码开发对OA协同办公系统现有功能的改变。很多企业由于对企业信息化的零认识，在OA协同办公系统选型时分不清定义与定制的区别，而陷入产品功能和价格的陷阱，造成企业的损失。 由于用户不懂区分定义与定制，OA厂商把定义解读成定制，让用户产生错误认识，属于标准服务范围内的定义误认为是定制，而增加额外费用。工作流是OA协同办公系统的核心组成，根据企业的组织架构和业务流程来定义OA协同办公系统工作流，保证日常办公和业务流程的顺畅流转，充分提高企业的办公效率。 以请假申请为例，通过流程自定义，把系统默认请假流程“申请人→部门经理→部门总监”改成企业规定的“申请人→部门主管→部门经理→行政经理”。这种就是属于流程自定义。 OA协同办公系统的定制是系统现有功能无法满足企业需求，需要新增、修改、数据对接或系统集成，才能满足企业办公需求。常见的OA协同办公系统定制是OA与CRM、ERP 等其他系统的数据整合而达到多系统单点登录、多系统数据交换等目的；还有就是OA协同办公系统中新增项目管理、客户管理等功能的定制开发。
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