所谓知识管理软件，是一种笼统的说法，比较准确的说法应该是：支撑组织知识管理实施的IT软件。这是一个众说纷纭的名词，知识管理领域的专家、软件厂商、不同用户等心目中的知识管理软件概念并不统一。知识管理软件在组织的IT软件中不是孤立的存在，必须跟其他已经存在的业务软件、其他管理软件紧密结合。
知识管理本质上是一种管理的活动和实践，所以知识管理软件的作用不能被无限的高估，这也是国际知识管理界的共识。知识管理软件的主要作用在于对显性知识的有效管理和创造一个方便隐性知识显性化、共享的氛围。如果有一个合适的知识管理软件只是打下了一个知识管理实施的基础，但如果知识管理软件不适合组织的业务、不能够满足知识工作者的应用需求，那很容易成为知识管理无法实施下去的原因。
尽管许多人口头上都知道知识管理不仅仅是一套软件，但在实践中，许多实施知识管理的企业，其知识管理的实施都是从知识管理软件开始的。
由于知识管理理念在国内传播的时间还较短，许多企业的人员对知识管理并没有全面、客观的认识，这样就造成需求方和知识管理软件、软件的厂商间存在着信息不对称，总体来说，要想选择好的知识管理软件必须清楚以下两点：你的需求要明确；要考虑变化，人、业务流程。
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