1、文档管理更加规范
企业的传统管理方式会产生大量的纸质管理文件，保存极为不方便，纸质的文件容易损毁并且损耗大量的能源，协同办公系统的电子文档管理一个硬盘就可以管理保存好成千上万的文档。
2、行政管理更加简单
协同办公系统可以把很多辅助性的工作以及日常行政管理的事务变得井井有条且非常简单，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，协同办公系统实现了这些辅助办公的自动化，管理流程化，只要划定了权限，每个人都可以了解具体日常工作的进展情况。
3、建立统一的信息发布平台
企事业单位的员工需要统一的信息发布和工作沟通的平台，协同办公系统就承担了把所有员工统一到一起的重要职责，协同办公系统的电子公告、论坛系统、电子刊物、聊天工具以及随着与微信端口的打通在公司统一的微信平台上就可以相互进行信息传递，协同办公系统使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，协同办公系统使员工能够熟悉企业的文化、了解企业的发展动向，第一时间获悉企业的发展计划目标等。
4、协同办公系统帮助企业建立内部的通信平台
建立单位内部的通信系统，让信息流在内部进行流通，沟通迅捷安全又有保障，协同办公系统的内部邮件功能、短信功能、聊天窗口、会议系统等，能够保障企业内部的通讯和信息交流的快捷通畅;因为是在自己的服务器上，企业内部的交互信息安全也得到了保障。
5、工作流让工作真正流转起来
协同办公系统改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，协同办公系统提高办公效率，实现无纸化办公。
6、文化建设和知识管理平台
协同办公系统可以进行数据统计以及文化知识的积累，同时协同办公系统利用企业积累的电子信息资源、专家技能，可以帮助企业提升创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。
7、办公环境更加自由
协同办公系统的出现，改变了传统办公的地域限制，智能设备的普及导致了移动办公的变革，移动办公让办公不再受空间物理条件的限制，企业员工随时随地都可以处理公务。协同办公系统扩大了办公区域，企业员工可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。这是真正的效率提升，也是通过电子信息流将管理的效能发挥到极致。
8、节省企业的办公费用支出
协同办公系统将传统的纸张填写过程电子化，真正实现了无纸化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，同时也减少了必要的因为集中开会所产生的差旅费用等，协同办公系统帮助企业节省办公成本，同时也让企业实现管理现代化。
