项目管理系统是基于现代项目管理学术基础之上产生的新兴管理手段。企业通过运用项目管理系统，能够通盘管控财务、人力、风险、进度、信息，以此来达到高效、高质、低成本的完成项目中的各项工作。
项目进展过程中，团队成员的汇报信息，进度的实施情况，解决方法、供应商信息等对于企业而言都是一笔宝贵的财富。项目管理系统的所有资料都会保存在服务器上，无论是个人服务器还是云服务器，基本都能实现永久储存。
项目管理系统能够非常有效率的提高工作效率，比如说在财务管理方面，只需要将基础数据录入系统中，项目管理系统就能够自动进行计算，得出报表和分析结果。这个过程如果采用人工计算的方式，单纯计算就可能要花几个小时，而且修改、变更都会产生较大的时间成本。但项目管理系统几分钟就可以完成，节省下来的人力成本轻松就能抵消系统的成本了。
数据分析、整合功能是项目管理系统相较于人工管理最显著的优点之一。正如前文所说，项目管理系统能够快速的整合数据，将项目的各种情况进行整理和分析，以浅显易懂的形式展现给拥有权限的操作者。同时，项目管理系统的使用者也可以根据自身的需求，设置各种的数据核算模式，非常方便。
项目管理系统的一个最主要的作用就是可以将项目的各个方面串联，形成一个完整的管理体系，哪怕是再大型的项目，项目管理系统也可以实现从人力计算、工期起止、材料使用等全方位的控制。
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