知识管理系统越来越像一个大的软件平台了，但有些厂商只是单纯的将功能堆积在一起，甚至恨不能把所有能想到的功能都放在知识管理系统里，弄得知识管理系统软件的界面上一大堆菜单列表，给人的感觉是功能应有尽有，加上一般的用户在短时间很难进行深入的了解，鬼知道能用的到底有几个，因此知识管理系统需要结合自身的需要，避免功能的泛化。
知识管理系统软件上的功能哪些应该有，哪些不应该有？这个确实没有什么标准，也要因人而异，但根据笔者的调查了解，以下这些功能是大部分知识管理系统用户根本不用，或者很少用的：办公用品管理、图书管理、档案管理、会议管理、车辆管理，而资产管理、客户管理、人力资源管理、任务管理（项目管理）也只是用到很简单一部分……。
对很多的企业来说，平时工作就没有真正的管好，有的没有好好管，有的不需要细致的管理，想通过知识管理系统来规范管理便成了一个美好的、理想化的愿望。但是知识管理系统始终只是一个平台和工具，是为企业管理服务的，需要结合企业的管理需要来实现效果，如果是企业管理的不规范，通过单纯的软件是不能解决问题的。
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