目前，大家通常一说到知识管理系统，通常想当然地认为这就是有关“知识文档”管理的事情。事实上，KM系统的范畴远不仅如此。我们认为，KM系统是用于支撑企业知识管理的一套IT技术平台及解决方案，利用KM系统能促进企业知识沉淀、共享、学习、应用、创新一系列过程：
知识沉淀：知识的收集及提炼过程，以便企业员工在日常工作中能运用更多知识和技能完成业务工作；
知识共享：通过有形或无形方式分享员工的知识，使得单个员工的知识可以为企业其他员工所用；
知识学习：吸收掌握自己所需要的技能及经验，以更准确高效完成自己的业务工作的过程；
知识应用：应用自己掌握的或企业沉淀的各种技能及经验，完成业务工作的过程；
知识创新：挖掘现有知识，了解及掌握新知识，使知识内容不断更新的过程。
从KM系统的概念及其实现目的可以看到，KM系统所包含的范围是非常广泛的，不同企业、不同部门对KM系统都会有不同的需求重点。但在KM系统目标、建设原则和功能架构等方面也具有某些共性特征。
我们认为，KM系统建设的总体目标应该是实现“让合适的人、在合适的场景、获取合适的知识”。基于这个总体目标去开展建设，将能够有效实现知识管理对信息化系统的提升，更高程度实现“信息知识化”。
基于“信息知识化”的目标，KM系统会带来IT应用层面的变化，主要体现在三个方面：
系统设计原则会有所改变――需要在系统设计中将推动知识流动的KM机制作为重要的考虑环节；
系统展现原则会改变――门户架构将成为系统建设的基础，有效实现“信息和场所”的关联
会多些功能――在已有的业务支撑等功能应用（如：ERP、OA、MIS等）的基础上，会新增体现KM特色的功能应用。
KM机制
在KM机制方面，应能够提供对KM的PDCA循环的支持，有效促进知识的沉淀、共享、学习、应用和创新过程，具体来说：
在P（规划）方面――首先，应能够进行分类规划，包括知识分类规划、知识关联规划、专家分类规划以及知识社区分类规划等；其次，应能够进行关键词规划以规范企业内部的关键词典，应能够进行知识文档模板规划以更有效实现企业内部知识标准化；再者，应能够实现积分规则规划，包括知识文档积分规则以及个人积分规则规划。
在D（推进）方面――应提供相关的功能机制，有效推进知识的沉淀和应用，比如：催办、发布、沟通、订阅、收藏、点评、关联、版本管理等。
在C（评测）方面――应能够根据设定的积分规则对知识文档积分以及个人积分进行评价，同时应能够对知识应用过程安全进行控制和审计。
在A（处理）方面――应能够对评测的结果进行排名激励，如：员工排名、知识排名、社区排名、考试排名等；另外应能够对一段时间内的知识沉淀和应用现状进行统计分析，如：某段时间内相关部门的知识增长状况、相关类别知识的增长状况等。
门户展现
在门户展现方面，应能够提供对于不同知识和IT应用软件的单一访问入口、安全互动、一个可定制的接口、个性化的内容等等。目前业界已存在有各种门户，不管使用何种门户，所有门户的基本要求都是相同的，实现以“系统功能为导向”到“以人为导向”的转变。
具体来说，门户系统将有几个主要特点：
单一的访问方式――企业的众多IT应用系统在系统结构上分为了两大类，即：基于客户端／服务器（C/S）应用结构和基于浏览器／服务器（B/S）应用结构。企业知识门户系统将是浏览器＋主页的形式，企业员工个人桌面无需安装客户端软件，直接在浏览器中输入URL网址登录到企业知识门户系统。对于企业员工操作来说既简单又实用有效。所有的用户都可以通过单一的界面即企业的内部主页访问他们需要的信息。
统一组织架构管理和统一权限管理――门户系统可以通过使用统一的组织架构及帐户管理，借助标准的目录服务系统（如Domino目录服务器、IBM Directory Server或其他第三方标准的LDAP）使得采用一致的用户帐户和密码登录验证用户，企业用户登录到企业知识门户系统后，可以直接访问OA、ERP等各种系统。系统管理员配置维护基于目录服务器的组织架构和用户权限后，可以同步修改OA系统、档案系统和知识管理系统的用户组织架构和用户相应权限调整。
个性化用户界面――不同的人有着不同的审美观和对界面的要求，甚至对色彩风格的喜好也很难达到统一，面临不同的企业，甚至来自同一企业的不同机构、不同部门、不同的个人，都将会有自己对界面的要求。企业知识门户系统同时是企业员工日常工作所涉及相关主题内容的统一入口，员工可以通过它方便地了解今天的最新消息、今天的工作内容、完成这些工作所需的知识等。通过企业知识门户系统，任何员工都可以实时地与工作团队中的其他成员取得联系、寻找到能够提供帮助的专家或者快速连接到相关的门户。
新增KM应用功能
按照业界的经典KM模型（知识转化模型，由日本知识管理专家学者野中郁次郎提出），一般来说，KM应用功能会体现在四个环节：
“大脑-大脑”联网：实现“隐性”到“隐性”的转化，称为“社会化”，典型的KM应用功能如：实时协作、专家网络、知识社区等；
“大脑-知识库”联网：实现“隐性”到“显性”的转化，称为“外显化”，典型的KM应用功能如：知识库、知识社区、Q&A、竞争情报等；
“知识库-知识库”联网：实现“显性”到“显性”的转化，称为“结合化”，典型的KM应用功能如：知识搜索、知识地图等；
“知识库-大脑”联网：实现“显性”到“隐性”的转化，称为“内隐化”，奠定的KM应用功能如：E-learning等。
参考业界模型，结合企业具体实践，我们认为一个比较完整的知识管理系统将由通用的KM应用功能(如知识文档、人才库等)、与业务结合紧密的专业部门KM应用功能(如客户知识管理等)及与其它KM专业系统整合功能(如E-learning在线学习、企业搜索、即时通讯等)组成，并最终通过企业门户、专业门户和个人门户展现，为企业员工提供个性化知识服务，主要功能包括：
通用KM应用功能，主要负责实现企业内具有共性处理特点的知识管理功能，如各种规章制度、工作文档、审批流程、人才库及企业搜索等；
专业部门KM应用功能，主要实现根据业务特征不同而需特别处理的知识管理功能，如客服知识、IT服务知识由于服务对象的不同，与一般的文档服务处理也不同，需要根据业务需求进行设计，以满足业务的需要； ..
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