为什么这么说呢？
公司管理有两个基本的目标，一个是高效，另一个是规范。高效就是速度快，效率高，执行力强。规范就是不要破坏了规矩，乱了套路，让管理陷入混乱。
每个管理者都希望自己的团队办公既高效、又规范，这是一种完美至善的境界。可事实上，往往是顾得了高效，丢了规范；而得到了规范，又丢了高效。
比如，一个客户突然打电话给业务员，要采购一大批货物，下午3点前就要一份报价单和供货合同，客户要对比几家供应商的报价和商务条款，然后马上会决定从哪里采购。
根据公司的规定，大型项目给客户制作的报价单，必须经过部门主管、生产部、项目部、财务部、副总经理的审批，才能正式递交给客户。这个流程下来，少则一两天，多则三四天。
时间不够用啊，怎么办呢？
如果业务员拿着报价单和合同依次去找这些部门和领导审核，肯定是来不及的，因为有的部门没在一起办公，而且有的领导还出差了。不能按时递交报价单和合同，那这笔业务自然也就没了。
如果业务员做好报价单和合同，给部门主管看一下就发送给客户，那是来得及的。但没有经过其他部门和领导的审核，一旦出了问题怎么办呢？谁也不敢承担这个责任。
显然，规范和效率之间出现了矛盾，这怎么取舍呢？笔者也没有什么好办法，只能靠业务员自己脑洞大开，随机应变了。但愿他不要经常遇到这种情况。
而有了OA办公系统的帮忙，这件事就会好办多了。
业务员先做好报价单和合同，然后在OA办公系统上点击“合同审批”的流程，填上内容，发送，OK了。
接下来会怎么样？OA办公系统会根据这个业务员所在的部门，自动将表单发给他的部门主管审核。部门主管审核完成后，系统又将表单依次发给生产部、项目部、财务部、副总经理。
过了两个小时，业务员打开OA办公系统中“我的申请”这个窗口，看看流程走到哪里了，哈，正在副总经理那里呢。对了，副总出差了，业务员正想打给电话给副总，突然想起系统有手机短信提醒的功能，副总是可以及时看到的，现在一定是在忙。
与此同时，副总在外地，两个小时前已经看到手机上收到一个合同审批单待批。当和用户的老总会谈完毕后，马上在手机上打开这个审批单，原来是一个大项目，他做了几点指示，就通过了审批。
就这样，业务员用两个多小时的时间，完成了全部审批流程，2点55分，他顺利将报价单和合同发送给客户。他的高效率和高质量给客户留下了很好的印象，最后如愿以偿的获得了订单。
OA办公系统的模板化流程，保证了工作的规范性，它的无纸化流转，又保证了工作的高效率。因此，OA办公系统在规范和效率之间找到了最佳平衡点，不会让公司顾此失彼，保证了管理和办公的有效性。
|
