企业对于内部的文档管理要求基本上都是大同小异的，比如：本部门和其他部门的协作文档，和外部客户公司的合作文档，跟上级领导部门的合作文档、重要的文档、不那么重要的文档等等，需要将这些文档分门别类规整起来，并保证文档的权限阅读。
想要选择到一个好的并且适合自己的文档管理系统，那么企业的文档管理系统就应该要有以下的功能： 集中存储\收容功能： 该功能可以有效地让企业的文档材料，集中存放到服务器中，并且无论是本地员工还是异地员工都可以随时随地的上传企业资料，完成收容。 关键字词\全文索引功能： 这个功能对于企业员工进行档案查找时，是非常有帮助的一个功能，就好比百度的搜索框一样，在档案管理系统中，企业员工可以快速从海量资料中查找到自己想要的文件。
权限管理： 档案管理的这个功能可以有效的保护一些企业的机密档案，一些权限不足或者等级不够的员工无法查看道企业的文档，自然也就避免了很多可能造成企业文档泄露的情况出现。
数据备份功能: 档案管理系统中的企业文档，支持数据库备份和本地备份的双重保障，即使是企业的本地存储出现了问题，导致档案管理系统中的文档丢失，档案管理系统也可以从云端进行数据的还原，让企业的文档更加的安全。
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