对一般用户来说，很难建立专业的软件质量评估体系，特别是软件的易用性，虽然知道很重要，但是往往不知道从何处着手来评估，只能靠着感觉和印象，有一个大致的感知。如果要正规一些的话，用户从以下三个方面来评估，即易理解性、易学习性和易操作性。 易理解性：易理解性是与用户认识软件的逻辑概念及其应用范围所花的努力有关的软件属性。该特征要求软件研制过程中形成的所有文档语言简练、前后一致、易于理解以及语句无歧义。
易学习性：易学习性是与用户为学习软件应用（例如运行控制、输入、输出）所花的努力有关的软件属性。该特征要求研制方提供的用户文档（主要是使用手册内容详细、结构清晰以及语言准确）。
易学习的OA办公系统要求用户进入操作界面后一目了然，能够很直观、很容易的找到自己要使用的功能菜单，很方便的完成操作。使用手册也需要站在用户的角度，每一操作步骤细致、清楚，让用户轻松获得帮助。易学习是用好软件的第一步，OA办公系统功能简单，易用性远胜ERP，所以很多用户感觉各个OA办公系统差不多，但是稍微比较就会发现差异明显。
易操作性：易操作性是与用户为操作和运行控制所花的努力有关的软件属性。该特征要求软件的人机界面友好、界面设计科学合理以及操作简单等。 因为以上特征，操作性强的OA办公系统可以让用户直接根据窗口提示上手使用，无需过多的参考使用说明书和参加培训。而操作性差的OA则使用起来磕磕绊绊，别别扭扭。 易操作的OA办公系统各项功能流程设计的很直接，争取在一个窗口完成一套操作，比如发送文件时，打开发送文件窗口，即可一次性完成文件类型、标题、内文、附件以及接收者的编辑，然后就可发送出去。 而有的OA办公系统需要先选定文件类型，然后保存，然后再打开文件编辑页面，造成了重复操作，操作繁琐，初学者还常常会招不到刚才保存的文件类型，甚至不知道怎么发送出去，这样绕来绕去的就把人给绕“迷糊”了。
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