由于企业业务流程的频繁变更，导致业务流程的管理和控制出现了两个复杂化：一是业务流程处理复杂化；二是参与管理人员权限复杂化。然而，传统的办公自动化(office automation，OA)系统不能适应灵活多变的业务流程处理方式、难以进行权限控制，交互性、协作性明显不足。因此，需要建立一个易于动态修改办公业务流程的，便于权限控制的、支持协同办公的OA系统。
工作流主要解决复杂业务流程灵活定制和方便更改的问题。引擎的作用相当于一个业务流程管理器，它以一个软件组件(或者构件)的形式运行在使用它的业务应用中。在OA系统中使用工作流引攀技术，可以实现业务流程与应用程序的分离。OA系统通过工作流引擎集中管理业务流程包含的所有过程，引擎为业务流程提供执行环境，并驭动业务流程中各个过程的自动运行。所有的业务流程都在引擎的管理、监控卜运行。当业务流程变更时用户不必修改应用程序，只修改业务流程模型就可以解决流程变更的问题，从而实现了业务流程的灵活定制。
工作流作为OA系统的核心部件，其主要功能包含：解释流程定义的业务模型;创建、解释、执行和控制流程实例，管理其运行过程；根据流程定义和工作流相关数据为流程实例的运行进行导航；根据任务之间的关联和任务的执行条件，决定并行或串行执行后续任务；确定任务项目，实现用户意图，提供接口，支持用户交互；与外部资源交互，维护工作流控制数据和工作流相关数据；监控流程实例的运行情况，对异常的流程进行处理。
房地产行业OA系统通过调用工作流引擎对文档的流动、交互、控制、管理进行动态管理，并随时跟踪和监督文档处理过程，实现部门之间、人员之间的协作阁。工作流引擎的作用不仅仅是处理流程，使信息从一个地方流向另一个地方，而且管理这些规则与流程的运作，工作组成员间依据一组己定义的规则及己制定的共同目标交换文档或与任务相关的信息。
对于房地产行业OA系统随着企业的发展和增长，并有了新的变化，许多企业的需求。企业领导只关心办公自动化，更侧重于办公管理，OA办公自动化不应该只是一个平台，它应该是一个运营管理平台，实时控制办公室人员的工作效率和质量，企业的精细化企业管理。然而，许多管理者逐步发现：虽然传统的OA办公可以实现办公全自动化，但已无法满足工作的效率和质量的提高。便捷的办公人员的办公，而往往没有带来效益，提高真正意义上的企业。
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