在信息化建设的热潮中,随着数据库与网络技术的不断完善,很多单位由于受知识结构、经济效益等因素的制约,在计算机辅助管理档案的应用方面,走过了观望、徘徊阶段,都纷纷建设自己的档案资料数字化管理与服务系统,促进档案资料的数字化存储与网络化服务。这对提高档案管理与服务水平具有十分重要的意义。现在小编把如何购买到一款适用的档案管理软件的有关窍门总结一下，以供参考。
一、首先做到需求分析
在选择档案管理软件前必须先弄清楚本单位实际情况和自己工作需要。你不妨先列个需求清单，例如，要管理哪些档案，这些档案需要通过哪些字段来管理，在管理中要实现哪些功能，等等。不清楚这些，其选择将是盲目和无效的。
二、其次要看档案管理软件功能介绍
知道了自己的需求以后，就可以看各个档案管理软件的功能介绍了。无论是在天空站、华军站还是在百度或者一些论坛上发现的档案管理软件，都能看到其开发公司对软件的介绍，因为自己已经有了一个大致需求，所以看介绍就会发现是否和自己的需求基本吻和，功能太多的不见得就适合，因为有的软件自己需要的功能它没有，自己不需要的它却有一大堆，这样的档案管理软件肯定不适合自己，当然就可以排除在外了。
三、软件要能无偿提供试用
有的档案管理软件公司把自己的软件吹得天花乱坠，甚至还有操作视频演示，容易让人一见倾心，但就是不能无偿提供试用，有的虽能提供试用，但却是在您花了银子之后才提供试用，这样的软件劝你也不要考虑了，因为你只要花了钱，你就被掌握在人家手上了，你在使用软件中可能会发现，好多地方其实不是象宣传的那样，但你也只有后悔莫及的份了，有些承诺会退货的公司，这时候也会有N多办法让你退不成货。再有，提供试用也能让你发现你的电脑硬件是否支持该软件运行，其运行速度、稳定性等也能实际感受，而不是只存在于一些理论状态，对于你最终决定是否购买，会起到一个非常重要的作用。
四、比较价格，注重性价比合理。
最后一个选择档案管理软件的窍门是比较价格，但比较价格绝不是越便宜越好，在质量和服务都有保障的情况下，我们应该追求低价格，但同时小编强调，如果买来没用，再便宜也是浪费。
档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在从事政治、经济、军事、科学技术、文化等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图像、语音等不同形式的历史记录。档案管理工作从具体业务来说,包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用、编研等工作。其根本宗旨在于维护档案的本质特性和根本价值,并运用各种方法利用档案信息资源,使档案的本质特性和根本价值得以充分体现。档案整理过程包含从普通意义的文件到档案的转变过程。单位内部管理的文件种类繁多,规范性要求高,管理难度大,要对其进行科学、全面的管理,提高单位档案的管理水平,确保管理体系的良好运行是一项非常重要的工作。 |
