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采购管理系统设计方案示例

作者:伟创软件  来源:伟创软件
1)采购申请管理
总体说明
所有采购在线提交申请表单,在线审批,实时在线汇总统计,并与各数据库关联;
包含大约10类不同采购项目的申请电子化:
设备申请
对应设备申请单,购买接收后相关设备自动进入“设备管理系统”;
办公用品采购申请
对应月度采购清单,与“办公用品管理库”对接,设置每种办公用品最低库存预警提示,自动生成采购清单(包含:物品名称、规格、单位、数量、单价、总价等),清单可以手动调整,经审批、采购、接收流程后自动进入“办公用品管理库”,即库存根据采购清单自动增加,无需手工录入;
机票申请
对应机票预定与机票变更单,在线审批,实时自动统计费用与退改签次数;
火车票申请
对应火车票预定与火车票变更单,在线审批,实时自动统计费用与退改签次数;
印刷申请
对应印制申请单,在线审批,生成相关合作记录,自动计入“供应商管理系统”,自动对印刷供应商进行实时管理与统计;
礼品申请
对应礼品申请单,生成相关合作记录,自动计入“供应商管理系统”,对礼品供应商进行实时管理与统计;
其它申请
询价记录
与“供应商管理系统”对接,自动生成相关询价记录,形成历史记录,有据可查;
2) 采购单管理
所有采购单电子化,在线申请、审批;
所有采购单完成后,禁止修改,统一编码归档,实时调阅、查询、统计;
采购单编号 | 采购单类别 | 采购日期 | 公司相关负责人 | 产生费用 | 各种签字/备注
3) 采购验收
与“供应商管理系统”对接,生成每次采购的验收记录;
各种采购申请验收后,相关内容自动进入相关数据库,如:
设备自动进入“设备管理系统”;
办公用品自动进入“办公用品管理库”;
各种询价记录、采购计划、验收记录进入“供应商管理系统”,对供应商进行全面管理;
图书进入“图书管理系统”;// 外部系统,需要开放接口;
各种采购单自动归档进入“采购单系统”;
问题探讨
机票、火车票、印刷、礼品、福利、光盘、扫描分别纳入那个系统;
礼品、福利是否可以纳入“办公用品管理系统”;
4) 采购统计
在任意时间阶段内,实现以下项目的实时统计:
各种采购科目数量统计:如购买设备数量、购买图书数量等;
各种采购科目费用统计;
相关负责人工作统计、汇总;

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