在企业实际做人力资源管理的过程中，绝大多数企业选择使用人力资源管理系统而不采用Excel软件来进行人事管理，除了因为人力资源管理系统在专业性上远超Excel外，在功能和便捷性上也符合企业HR的需求。
人力资源管理系统
那么为什么EXCEL不能取代专业的人力资源管理系统呢？我们分析了Excel电子表格和人力资源管理系统的以下本质区别和一些优缺点。
一、数据信息集成便于获取
想象一下，如果领导需要一份人事报告，该报告中的数据涉及多个文档的内容，这是一项复杂且劳动密集型的工作。如果企业使用人力资源管理系统，人事报告的生成或导出是几分钟的事情，甚至是一个关键。因此，人事管理系统是一个智能化和集成化的信息源。企业越重视人力资源管理，就越能认识到人事管理系统作为信息来源的优势，这对企业的人力决策有很大的帮助。它能把企业的发展带到一个新的水平。
二、数据存储和安全
1.人力资源系统比Excel更适合数据存储，便于企业内部的长期数据管理，从而根据后期的历史数据分析企业内部情况，为领导决策提供有力的依据。
2.人力资源系统的安全性远远高于电子表格。人力资源管理系统具有专业的数据管理和备份机制，可有效防止Excel易受病毒攻击，造成Excel文件损坏，或因操作人员误操作造成数据丢失。
3.人力资源系统也可以通过权限管理来控制数据，这样只有相应的人员才能看到相应的信息，太多的企业秘密不会暴露给太多的人员。但是，人力资源管理系统并不是简单的依靠密码来保护我们的数据安全，而是记录每个操作过系统的人的信息，并保存相关操作，以便发现异常情况后进行恢复工作。
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