1、缺少信息化资金准备的企业
首先需要明白的一点是，一般信息化投入的资金是比较昂贵的。如果在途中没有看到实际效果的时候，此时很多企业就会陷入进退两难，犹豫不决。这种情况对于资金不足的企业来说，尤其明显。
此时，如果此时实施了档案管理系统，就有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，档案管理系统也能够减少今后企业信息化工作的盲目性。
2、信息化尚未入门的企业
这样的企业几乎没有接触互联网，或者是互联网的应用几乎处在初期的认知阶段，因此是没有任何的信息化基础的。这个时候如果能实施适合自己企业的档案管理系统的话，那么成功覆盖率几乎是100%。
此时企业各级办公人员和管理人员的办公人员和计算机方面的实际操作能力，档案管理系统有助于提高工作人员的办公效率，同时档案管理系统有利于今后业务领域信息化工作的开展。不过在档案管理系统起步阶段需要在培训阶段需要花点心思。
3、有业务管理系统且想要改善的企业
对于已经拥有业务管理系统，且需要进一步改善行政办公和内部信息交流环境的企业来说，档案管理系统和业务管理系统互为补充，丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。
4、管理系统不全面，或信息化失败的企业
对于管理系统不全的企业，就需要引入一套移动档案管理系统，这样就能有利于对企业员工信息的重整理，重塑协同办公方法。也能将各种不同的管理应用，如ERP系统，CRM系统，审批，邮箱以及名片夹等功能整合在一起。
而对于信息化失败的企业，也可以选择一套移动档案管理系统，不仅可以回避风险，还能重塑信心，提升企业的经济效益。
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