流程管理系统在异常情况发生时，能够自动进行调整或提前通知流程专家，而无须从IT部门要求额外的开发资源。即使流程管理系统没有获得下一步将发生什么或者谁会操作下步工作的信息时，但是随着流程的运行，系统会自己侦察到变化。在这些情况下，信息被送到流程专家那里去，他会运用他关于业务与事件前后关系的知识来制定一条规则，从而可以详细说明下一步将发生什么并且会给出相应的理由。
他一旦制定出规则，就会运用到当前场合。规则既然已经确定，就能在将来用来决定日常事务或者任务分配。随着更多的异常情况由流程专家识别定义，系统就会吸收这些可能的规则与路线，使得实际上所有活动都能平稳开展，不再需要流程专家的参与。通过这种方式，复杂的流程的处理不会阻碍整个流程管理系统的开发与实施。
注意，一些贴着流程管理系统标签做广告的系统并不一定具备我们前面谈到的功能。开发者可能要在开发工具中对系统进行一部分或者整体的改造。这种情况下，企业会发现自己实际上是在传统的开发模式下来运行流程管理系统的。
通过运用这种非传统的开发方式，一家很大的手机公司从流程管理系统中受益匪浅。他们组建了一个10人的流程团队，由二至三名传统开发者集中处理系统整合，但是主要的团队人员是业务分析师，他们管理规则、角色、工作的流向与报告但是不负责程序的编写。现在他们积压的工作不是对流程应用进行任何细微的修改——这些事情他们的业务分析员会快速地处理——而是公司的其它部门想要共享这个经验，需要新的流程。事实上，几乎公司的每个人现在都在运用流程管理系统，而对系统的评价也很正面。与他们交谈，就会很清楚的知道他们都承认运用传统的应用程序工具与方法根本就不可能取得现在的成就。
毋须受缚于每个工作流程的细节，许多公司运用这种新方法来提高运作效率。这个适应性的发掘模型使企业能够在今天从流程管理系统受益，根据需要调整流程活动。通过压缩流程发掘时间，允许无需编程的流程变化，企业就可以从流程管理系统技术中获取最大的效益。
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