企业在导入BPM系统前，需要明确了解流程管理的地位，BPM主要用于流程上的整合与沟通，而非是一个全能的产品。它需要架构于企业现有的组织架构以及各种表单和流程，通过产品加以进行整合以及改善企业内部的流程进行，减少内部资源损耗，提供明确的透明化信息。对企业来说，善用BPM管理系统工具，可以明显提高效率提高组织生产力以及竞争力。
1. 了解企业内部需求
如之前所述，多数企业对于BPM流程管理引擎的初步构想都很简单，但实际导入的困难度与企业的信息化程度、工作量及作业复杂度成正比，这部份通常会因产业作业不同而有差异，以下是常见产业流程管理特性：
制造业
工作流程定义明确，多数会依照SOP进行操作
表单作业复杂，各个产品都有专属的表单格式
数据通常都储存于外部系统或外部数据库中
部分产品的工作流程重复性高，所以可善用流程Pattern概念
政府单位
数据因具备公文格式，所以在管理上有据可循
文件成长速度快，需要具备扩充性强以及弹性高的系统
许多文件均具机密性，需做好事前管制及事后稽核
多数归档数据常需要进行查询以及调阅
金融业
企业内所有系统都以『稳定』作为首要诉求
数据交换频繁多以数据库以及档案来储存
内部信息系统繁多，故需具备对不同系统进行沟通弹性
同时间在线用户多，需具备稳健负载承受能力
数据多以交易机制进行，需确保数据一致完整性
高科技业
单位组织庞大，系统需具备组织版本控管弹性
内部信息系统繁多，故需具备对不同系统进行沟通弹性
重视效率分析以及处理时间
需提供两岸三地多语系的功能以跨越不同语系沟通障碍
重视信息交换之及时性
传统产业
电子化程度不高，多以文本进行作业
数据多以文本方式储存
信息所有权多数存在于特定人员计算机内
流程相较前述产业简单
2. 分析企业内部流程管理方式
企业在导入BPM前需要先了解目前公司内有那几种商业流程以及每个流程运作方式，和搭配流程所使用的表单，并将整个流程运作方式以Flow Diagram分析出来，并且找出隐藏的决策点(Decision Node)，在分析的阶段中会发现到有两种型式的流程相互交杂如下所述：
Human Work Flow(人与人之间的沟通流程)
泛指在个关卡及节点上只要有人为负责处理信息的流程。如部门、人员或关系人等等…
Information Work Flow(系统与系统间的沟通流程)
不涉及人所存在的关卡流程。如 Adapter、WebService、数据库异动、程序执行、流程变更等等…
3. 进行企业内部流程以及信息成长评估
对多数的组织来说，每一次的信息采购投入的人力及资金的成本均相当高，导入系统之后，往往三至五年之内均不会进行更换。在此建议IT人员购入BPM系统前，先行评估未来三年数据的成长量、表单流程成长量、硬件成长量、使用人数成长量以及系统软件扩充性，以减少重复采购的成本。
表单流程成长量
在预估导入时，必须与各层部门访谈所要实施的项目有那些，以及未来有可能需要实施的项目。因此需确认表单以及流程要在何时上线，以及每张表单流程的复杂度，逐一列出后开始排定阶段进行。
外部系统成长量
当不同系统成长时，所面临的即是各系统间是否可互相沟通，一旦掌握了外部系统格式后，对于日后的数据交换格式即可确认，进一步评估重复使用格式的可能性。
硬设备成长量
目前市面上的BPM产品，其硬件需求皆为Server等级，有些BPM产品是以CPU的方式来计价，因此需确认是否要使用到双CPU或更高等级的硬设备，一般而言对于数据库的服务器要求会更高，因此更需评估BPM系统是否应用程序与数据库伺服可以分散安装，分散硬件负载。
使用人数成长量
在线使用者多寡也会决定硬设备所需承受负载量，优质的BPM产品皆会有第三方公证压力测试数据来证明其系统效能。
市面上BPM产品在使用人数计价上通常分为以下两种计价方式
系统中所有用户人数计价
系统所登记的每个账户皆为一个license计价
在线使用系统人数计价
以同时上线使用系统的帐户为一个license计价
系统扩充性
在BPM系统采购过程中，最重要却也常被忽略就是系统扩充性，市面上常常会看到功能性丰富的产品，但每项功能都缺乏扩充性或者有功能上的限制。若是在系统评估时，没考虑到此因素，那未来要跟其他系统整合，反而会遭遇更大的问题。
4. 投入成本评估
BPM系统导入过程中，会因表单流程组织复杂度不同，其造成的开发成本也会不同，除了软件的采购成本之外，也需将投入开发维护的人力成本一并估算，因此系统是否方便开发是极为重要的因素。一般来说投入的成本与表单数量、流程复杂度会成正比，故于系统采购时，可以先抓出一个大概的预算后再进行访价，一方面可避免花过多预算;另一方面可以避免以过低的价格买到不完整的产品。对中小型企业来说一般标准产品应可达到90%的需求，对于大企业来说则会有较多个性化开发的需求，个性化开发需求的费用则为导入项目费用的二至三成左右。
现有需要管理的流程
将目前企业中所需要进行电子化的流程表单找出，并且评估复杂度以及重要性程度作为参考的依据。
投入人力工作日
须评估人员所负责的表单以及流程上的开发和系统的维护，优质的BPM系统则会提供方便开发的功能以减少程序撰写及便于开发维护来降低开发上的时间成本。
教育训练
厂商应定期提供教育训练课程，及提供内容完整的产品操作手册、教育训练基本/进阶手册。优质的BPM系统本身具备UI操作便利性，因此可以大幅减少基本操作面上的教育训练。 |
