一、企业实行档案管理系统的必要性和优势
(一)提升办公速度。在企业的档案管理工作中，电子文档以其快捷的办文速度和传输速度等优势逐渐取代了纸质文件。通过计算机软、硬件设备将电子文档进行存储、查询和修改，使办公变得越来越轻松和快捷。只有实现文档的电子化，才能够改变文档使用的种种局限，实现文档信息资源的合理配置、科学管理和高效使用。
(二)方便文档归类。企业电子文档的使用将传统的文书档案、会计档案、人事档案等分类打破，取而代之的是以档案管理系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的企业文档可以分散在几个管理系统中，分类也变得更加的详细、科学和规范。从文档保存的角度来讲，传统的纸制文件可能具有很强的优势，但在资源存储与利用的角度来说，电子文档是具有明显的优势的。
(三)保密性强。与传统的纸质文件相比，电子文档具有一定的保密性，可以通过计算机加密软件对电子文档进行加密，也可以使用档案管理系统对文档进行加密或者进行级次授权，从而可以控制电子文档的使用和阅读。当前计算机的新技术还可以采用密钥和文档分离管理技术，密钥与密文分离存储，密钥的下放与解密由系统控制。对企业核心文件进行驱动级加密，只有通过文档安全系统的身份认证之后，才能获取密钥，对机密文件进行解密。否则，拷贝到的是加密后的文件，无法使用。 |
