比较规范的做法是，在与供应商沟通前，用户先要了解企业过去在HR人力管理系统上的投资策略，以便评估企业在HR人力管理系统建设不同环节上的投资意愿。与此相对应，在拟定预算时，要特别注意将费用至少划分成两部分，即软件系统费用、实施费用费用。HR人力管理系统费用一般指HR人力管理系统许可费用及每年的升级维护费用；实施费用则包括了软件配置、数据转换、培训以及定制开发等方面的费用。
对于IT部门力量比较强大的用户而言，随着HR人力管理系统选型工作的不断推进，项目组成员经常会在自行开发还是外包给专业HR人力管理系统供应商之间艰难选择。这是一场非常耗费精力的争论，HR人力管理系统选型流程走到这一步，用户不应让这种争论继续下去，否则因为这个因素的不确定将使得后续选型工作远离制定的目标。
是自行开发还是外包？可以通过回答以下几个问题来确定答案：内部是否能为HR项目提供所有必需的IT资源；HR部门是否有足够的精力与专业知识来完成HR人力管理系统分析与设计工作，并自始至终能指导IT部门的开发工作；与企业其他业务系统相比，IT部门将赋予HR人力管理系统项目怎样的优先权；HR部门能否得到IT部门及时、高质量的服务；是否有很多特殊要求以致外部供应商提供的HR人力管理系统不能通过实施配置来满足企业70%以上的需求。
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